¿Qué es un workflow? Guía para crear y sacar todo el partido a workflows en estrategias de negocio

La automatización es uno de los grandes avances tecnológicos que se ha vuelto clave casi en cualquier ámbito y de igual manera ocurre en el mundo del marketing.

Poder realizar una cadena de acciones que impacten al usuario de forma automática hace que podamos optimizar tiempos y nos permite a la vez conocer de forma más exhaustiva cuál es el recorrido que realizan hasta convertirse en leads potenciales o clientes.

Saber utilizar la técnica de los workflows automatizados correctamente nos permite nutrir y convertir prospectos en clientes. Aunque dependiendo de la fase del embudo de conversión en la que nos encontremos, cada workflow tendrá una finalidad.

En este post te contamos en profundidad qué es un workflow, qué finalidad tiene dentro de una estrategia de negocio y cómo crearlos paso a paso. Además, podrás ver algunos ejemplos reales que te servirán de inspiración.

¿Qué es un workflow en marketing?

Si intentamos definir workflow de forma literal, hablamos de un “flujo de trabajo”. Aunque en este post vamos a hablar de los workflows como parte de una estrategia de inbound marketing, en términos generales podemos definirlo como un conjunto de procesos automatizados que se configura con la finalidad de agilizar la actividad diaria de una empresa.

Es importante que tengamos este punto de partida, para entender cuál es la esencia de un workflow, ya que es la clave del marketing automatizado.

Por simplificar, un workflow es un circuito en el que se automatizan una serie de acciones de marketing que se accionan o no mediante un “disparador” y con un objetivo concreto.

Un ejemplo muy sencillo es el workflow de bienvenida. Un circuito donde automatizamos que cuando un usuario rellena el formulario de suscripción automáticamente se le envía un mensaje. Además, no solo esto, sino también se le añade una etiqueta de “suscriptor”. Todo esto se automatiza con la configuración de un workflow que puede ser más complejo como vamos a ver en este post.

¿Cuál es el objetivo de un workflow en una estrategia de negocio?

Desde el punto de vista de ventas y marketing, un workflow tiene como principal objetivo optimizar las acciones que se llevan a cabo para mejorar la captación, conversión y retención de clientes.

Gracias a los workflows se pueden automatizar tareas que se repiten como el envío de emails, la segmentación de clientes o la publicación en redes sociales.

Esto permite que los equipos de ventas y marketing puedan tener tiempo para diseñar estrategias más complejas o detectar nuevas oportunidades de negocio.

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Beneficios de creae workflows en una estrategia de marketing

El principal objetivo de cualquier estrategia de marketing es guiar al usuario desde la información hasta la conversión. Gracias a los workflows y al automation marketing, podemos generar diferentes caminos por los que los usuarios pueden llegar a la etapa final del funnel de conversión.

Estos caminos son los que se diseñan a lo largo de un workflow teniendo en cuenta el comportamiento del usuario. Dicho esto, hablamos de la personalización como uno de los beneficios de los workflows. Gracias a estos flujos podemos configurar una serie de condiciones que personalizan el contenido con el que vamos a impactar al usuario. Esto aumenta las posibilidades de éxito.

Dicho esto, hablamos de la personalización como uno de los beneficios de los workflows. Gracias a estos flujos podemos configurar una serie de condiciones que personalizan el contenido con el que vamos a impactar al usuario. Esto aumenta las posibilidades de éxito.

¿Te imaginas a alguien detrás de un ordenador enviando un mail de “gracias por tu compra” cada vez que alguien hace un pedido online? Aunque ya lo hemos comentado, uno de los grandes beneficios de los workflows es el ahorro de tiempo y la optimización de recursos humanos.

Para saber qué es un workflow tienes que entender que es una herramienta de unión de marketing y ventas, ya que favorece el smarketing. Los flujos automatizados hacen que se avance de forma conjunta en ambos departamentos hacia un objetivo común: construir relaciones más sólidas con nuestros clientes.

A través de las comunicaciones personalizadas en el momento adecuado conseguimos ganarnos su confianza y aumentar la escalabilidad de una empresa, ya que da acceso a la gestión de un mayor número de leads o clientes.

Además, podríamos cerrar la parte de los beneficios de los workflows en marketing, mencionando que nos permiten mejorar la calidad de nuestra base de datos. Esto es gracias a que podemos medir y analizar el comportamiento y la interacción de cada uno de los contactos.

9 tipos de workflows imprescindibles dentro de una estrategia de negocio

Según el objetivo que queramos conseguir podemos diseñar unos tipos de workflows u otros.

De hecho, podemos hacer flujos para cualquier momento del proceso en el que se encuentre nuestro cliente. Te contamos algunos de los principales:

Workflow de adquisición

Enfocado en convertir leads a clientes que no tienen ninguna relación previa con nosotros. El objetivo es el de atraerlos y guiarlos a través de la decisión de compra.

En este caso, no conocemos al usuario, por lo que intentamos captar su atención (popup, banner con descuento, registro a cambio de ebook, etc.) para tratar de conseguir el lead.

Workflows de bienvenida

Suelen ser los más comunes e imprescindibles en cualquier estrategia de email marketing, inbound o marketing automation.

Su objetivo es presentarse al nuevo suscriptor, además suele ser una buena ocasión para ofrecer recursos útiles u ofertas especiales. El objetivo es establecer las bases para una relación sólida y confiable.

Workflows de reengagement

En este caso, el objetivo es conseguir reactivar la actividad de los usuarios “dormidos” es decir, aquellos que hace tiempo que no interactúan con nuestra marca. Para ello lo que suele funcionar es enviar contenido relevante, ofertas exclusivas o recordatorios de los beneficios del producto o servicio.

Workflow de retroalimentación

En este tipo de workflow el objetivo que se persigue es el de recopilar información y opinión de clientes sobre el producto o servicio. Incluso de la marca en general. Para ello se suele mandar de forma automatizada solicitud de reseñas o envío de encuestas. Se puede reforzar con alguna recompensa como un código de descuento.

Los datos recogidos nos sirven para sacar conclusiones sobre cómo mejorar la experiencia de nuestros clientes.

Workflows de abandono de carrito

Por el nombre con el que nos referimos a este tipo de workflow se entiende a primera vista cuál es su objetivo. Para ello se envían mensajes o se impacta con contenido web a los usuarios que no finalizaron su compra ofreciéndoles descuentos o advirtiéndoles de que quedan pocas unidades en stock de los productos que vieron.

La finalidad, motivar y convencer al usuario de que vuelva y finalice la compra.

Workflows de usuario anónimo

Estos workflows van dirigidos a usuarios que no están suscritos o no se han identificado dentro de nuestra web. El objetivo es impactarles con contenido web, analizando el comportamiento del consumidor: páginas visitadas, tiempo de navegación, etc.

El objetivo es conseguir que esos usuarios se suscriban o que realice la acción escogida. Además, sirve para aumentar las conversiones y la base de datos de usuarios activos.

Workflows de Lead Nurturing

Este tipo de workflow requiere un planteamiento estratégico más complejo, ya que es necesario definir qué impactos lanzar a los usuarios dependiendo de la etapa del funnel en la que se encuentren.

Los workflows de lead nurturing suelen ser esenciales en negocios B2B donde los procesos de venta son más largos.

Workflow de fidelización

Diseñado para clientes que ya existen, con el objetivo de mantenerlos y alargar su Customer Lifetime Value (CLV) (su “valor de vida”).

Los flujos se centran en mantener a los clientes comprometidos con la marca (activando el “Love Brand”) durante más tiempo a través de beneficios exclusivos, descuentos especiales o incluso haciéndoles llegar noticias antes que nadie (avances de temporada, nuevos productos, preventas, etc.).

Workflows de ventas y ventas cruzadas

Estos flujos automatizan todo el proceso de ventas, desde la calificación del lead al cierre. Se consigue enviando emails de carácter transaccional, pero personalizados en función de su comportamiento, es especialmente útil con productos de alta recurrencia, como una especie de recordatorio al usuario de que debe seguir comprando.

Posteriormente, se puede volver a segmentar por tipo de producto, días desde la última compra, etc.

Por su parte, el de venta cruzada pretende es incrementar el valor de las ventas y estimular que los clientes vuelvan a comprar. El contenido trata de convencer al cliente de que al comprar el producto X puede comprar el producto Y para conseguir una mejor experiencia.

Además, estos workflows también consiguen mejorar la satisfacción del cliente, ya que ofrecemos una solución más completa.

Las 5 mejores herramientas para crear workflows

Para poder crear un workflow es esencial contar con una herramienta que permita hacer automatizaciones. Es posible que dentro de tu empresa ya utilices un CRM que cuente con esta funcionalidad, pero si no es el caso y empiezas de cero, te dejamos algunas de las mejores herramientas para hacer workflows:

HubSpot

Posiblemente, ya hayas oído hablar de esta herramienta. Se trata de un CRM bastante común en gestión de clientes. HubSpot ofrece, además, la opción de gestionar y crear workflows automatizados.

La interfaz es sencilla de utilizar y bastante intuitiva. Tiene diferentes opciones de disparadores y condiciones en función del comportamiento del usuario.

Su principal ventaja es que tiene facilidad para integrarse con otras herramientas. Sin embargo, uno de sus inconvenientes es el precio que tiene para poder tener varios usuarios y funcionalidades más complejas.

Active Campaign

Junto con Hubspot es una de las herramientas  de email marketing más completas. Este CRM incluye opciones de email marketing, automation y gestión de ventas. Además, es muy sencilla de utilizar para crear workflows tanto simples como complejos.

Permite una gran segmentación y personalización del contenido y se puede hacer seguimiento avanzado del comportamiento del usuario. Puede ser algo complejo de entender debido a la profundidad de automatización y personalización de cada una de sus funcionalidades.

Mailchimp

Si buscas una herramienta sencilla para iniciarte en el mundo del email marketing o de la automatización, es ideal. Destaca por su capacidad de gestionar audiencias y su interfaz es intuitiva y sencilla de configurar, ya que funciona por bloques de arrastre principalmente.

Una gran recomendación para empresas pequeñas y personas que acaban de comenzar en el marketing automatizado, puesto que el precio no es muy elevado. Aunque el plan gratuito no permite hacer workflows, existen planes asequibles con varias funcionalidades.

Connectif

Si tu negocio es un ecommerce, Connectif es la herramienta que necesitas. Se trata de un software que permite interactuar con el usuario a tiempo real, por lo que el nivel de automatización es mucho más avanzado.

Zapier

Otra herramienta de lo más potente, permite integrar y automatizar workflows entre más de 2.000 aplicaciones sin necesidad de conocimientos de código o desarrollo. Esto es una gran ventaja porque permite realizar conexiones muy potentes, por ejemplo entre web, mail y WhatsApp Business.

Aunque no es difícil de interactuar con su interfaz, su principal inconveniente es el precio, ya que cuando se empieza a escalar el plan el coste puede ser insostenible para empresas pequeñas.

Klaviyo

Klaviyo es una plataforma de automatización de marketing especializada en e-commerce.

Su principal ventaja es que puede crear flujos automatizados según el comportamiento del usuario que visita la página (sea o no cliente) y sus datos de compra a través de correos electrónicos, SMS y notificaciones push.

Aunque es perfecta para cualquier e-commerce por su facilidad de integración, su precio puede ser elevado a medida que se agregan más usuarios y funcionalidades.

✍ Si quieres conocer más sobre esta herramienta de email marketing, accede a nuestra publicación→ Klaviyo: Guía para utilizar esta herramienta en tus estrategias de email marketing.

Pasos para crear un workflow correctamente

Ahora que ya hemos hablado de qué es un workflow, cuáles son sus objetivos y beneficios y qué tipos existen es hora de pasar a la acción. Cómo crear un workflow (o varios) de forma estratégica.

1.     Definir los objetivos

Lo primero que debes hacer antes de ponerte a crear un workflow es saber cuál es la intención del mismo. ¿Quieres dar la bienvenida a un nuevo usuario, intentar que retome el proceso de compra, darle las gracias por un pedido?

Dependiendo del objetivo tendrás que diseñar de un modo u otro el workflow. Una vez definidos es más fácil empezar a desarrollar la estructura del workflow.

2.     Definir acciones

Una vez definidos los objetivos, para saber cómo hacer un workflow eficaz debemos tener claras qué acciones vamos a llevar a cabo para conseguirlo: enviar un mail simple, generar un segmento, eliminar de una lista, potenciar ventas en black friday, enviar un descargable, añadir al usuario a otro workflow etc.

Las acciones serán las piezas que entrelazadas darán origen a lo que llamaremos workflow o automatización.

Si es tu primera vez antes de hacer el workflow en la herramienta, puede ser de gran ayuda que lo hagas a modo esquema en un papel. Esto servirá para ver las conexiones mucho más rápido.

3.     Diseño del contenido

Es parte esencial en el éxito de un workflow. El contenido también es el rey cuando hablamos de diseñar las partes de una automatización. Hablamos de diseñar el contenido de un email, de un banner, de un descargable, etc. Todo cuenta, el copy, los recursos visuales, los botones, etc.

✍ Te puede interesar → Cómo crear una estrategia de contenidos irresistible.

4.     Implementación

Para poder hacer realidad nuestro workflow necesitamos implementar las acciones en el CRM o la herramienta de automation con la que trabajemos. En esta parte debemos prestar especial atención para asegurar que todas las acciones están conectadas entre sí y tienen una coherencia.

Te recomendamos que hagas una prueba para ver que todo funciona correctamente.

5.     Análisis de resultados

Para ver si el workflow está cumpliendo con los objetivos que se establecieron en la primera fase, es necesario que hagamos seguimiento de su funcionamiento. Esto también nos permitirá poder hacer correcciones y ajustes.

Aplicación de los workflows: ejemplos reales para tu negocio

Para que puedas digerir todo lo que te hemos contado sobre cómo crear workflows, te dejamos algunos ejemplos de worflows reales que pueden servirte de guía para dar los primeros pasos.

Ejemplo de un workflow sencillo de bienvenida en Mailchimp:

El usuario se registra en el formulario de “suscríbete a la newsletter” paso 1. Se le envía un correo electrónico dándole la bienvenida, paso 2.

Otro ejemplo de cómo hacer un workflow en Hubspot para hacer seguimiento de un cliente con 3 envíos de correos, con un tiempo de espera programado:

El usuario se registra en el formulario de “suscríbete a la newsletter” paso 1. Se le envía un correo electrónico dándole la bienvenida, paso 2.

Otro ejemplo de cómo hacer un workflow en Hubspot para hacer seguimiento de un cliente con 3 envíos de correos, con un tiempo de espera programado:

Cómo hacer un workflow con Active Campaign cuando mandamos un descargable

Aquí configuramos como disparador que el contacto haya rellenado el formulario para recibir el descargable y a partir de ahí se cuela en este circuito compuesto por 4 emails. En este caso también configuramos que si el contacto pide presupuesto en cualquier momento, se le saque de la automatización.

Cómo hacer un flujo para recuperar un carrito abandonado con Connectif:

En este workflow como podemos ver se llevan varias acciones a cabo, el primer paso recuperamos el carrito, en el segundo paso (las dos siguientes líneas de color gris) se recupera la cantidad en euros del carrito abandonado. Una vez tenemos este dato, en el tercer nivel (color morado) se obtienen los productos y en el cuarto paso (color amarillo) se le envía un email recordándole que dejo el carrito sin finalizar la compra.

Este workflow, podemos seguir haciéndolo más largo, con otras opciones automatizadas. Por ejemplo, conectando las notificaciones push (color azul), esperar unos días y volver a la carga.

Ejemplo de presave a partir de un popup de captación en Klaviyo

En este workflow de Klaviyo, el primer paso es activar un disparador cuando un usuario es añadido a la lista de reserva de un producto nuevo que aún no ha salido al mercado. Esta lista se ha generado mediante un popup “Presave” en la web para captar la atención de los usuarios.

A continuación, se envía un email para enviar a los leads y despertar su curiosidad. Posteriormente y según si el usuario hace clic (mostrando interés) o no, se sigue el flujo ofreciendo un descuento para asegurar la compra de producto o bien para seguir informándole.

Se trata de un ejemplo muy sencillo al que podríamos incorporar varias variables en función del comportamiento del usuario (si hace clic, si finalmente compra, si ha visto el producto, pero no se animó a comprarlo, etc.)

¿Crees que ahora estás listo para crear tu primer workflow? Ahora que has entendido qué es un workflow, te animamos a que experimentes y pruebes diferentes opciones. Verás como la automatización te permite optimizar procesos en tus estrategias de marketing. Además, con las herramientas adecuadas podrás crear workflows para casi cualquier cosa.

Desde agenciaSEO.eu te ayudamos a desarrollar tus workflows a través de nuestro servicio de email marketing.