¿Cómo de absurdo sería que tuvieras un centro de estética y no supieras los servicios que ha contratado anteriormente un cliente?, ¿que lances una promo de un servicio por suscripción tipo Netflix y no supieras a quién la pagó en el pasado para contárselo?
Además de ineficiente, también estarías perdiendo una gran oportunidad de negocio. Es aquí donde entra en juego un CRM para la gestión de tus clientes y donde puedes sacarle partido. Un CRM bien utilizado no solo es beneficioso para llevar un registro de clientes, sino también para extraer los datos necesarios para una estrategia de marketing mucho más focalizada y precisa.
En agenciaSEO.eu llevamos años ayudando a nuestros clientes a elegir, configurar e integrar CRMs con sus ecosistemas de marketing digital. En esta guía compartimos lo que hemos aprendido: desde los criterios de selección hasta las integraciones que realmente marcan la diferencia en captación y conversión.
Pero empecemos por lo básico, por qué en el mercado hay muchos tipos de herramientas de CRM y de marketing automation que cumplen esta función.
Índice
- 1 Que es un CRM en una empresa
- 2 Cómo elegir el CRM adecuado para cada negocio
- 3 ¿Para qué sirve un CRM?
- 4 A. El CRM en Ventas
- 5 B. El CRM en Marketing
- 6 Integraciones clave entre CRM y Marketing Digital para exprimir al máximo el potencial
- 7 Objetivos de Marketing que un CRM te ayuda a conseguir
- 8 Comparativa de CRMs: cuál elegir según tu situación
- 9 Señales de que necesitas un CRM (o una mejor implementación)
- 10 ¿Quieres saber qué CRM encaja con tu negocio?
Que es un CRM en una empresa
Un CRM (Customer Relationship Management, en español ‘Gestión de Relaciones con los Clientes’) es una herramienta o sistema creado para administrar y mejorar las interacciones y relaciones que una empresa tiene con sus clientes y prospectos.
Cómo elegir el CRM adecuado para cada negocio
No existe el “mejor CRM” universal. Existe el CRM que mejor encaja con tu operativa, tu volumen de leads y tu stack tecnológico actual. Estos son los criterios que evaluamos antes de recomendar una herramienta:
Volumen de leads mensual
Si generas menos de 100 leads al mes, un CRM sencillo como Pipedrive o incluso el CRM gratuito de HubSpot será suficiente. A partir de 500 leads mensuales, necesitas automatizaciones más robustas y capacidad de segmentación avanzada.
Complejidad del ciclo de venta
Un ecommerce con ventas directas tiene necesidades muy distintas a una empresa B2B con ciclos de venta de 3-6 meses y múltiples decisores. El segundo caso requiere CRMs con gestión de cuentas, scoring avanzado y nurturing multitouch.
Integraciones necesarias
Este es el punto crítico que muchas empresas ignoran. ¿Tu CRM puede conectarse nativamente con Google Ads para enviar conversiones offline? ¿Con tu herramienta de email marketing? ¿Con tu ERP? Un CRM aislado es un CRM a medias.
Capacidad interna del equipo
Salesforce es potentísimo, pero si no tienes un perfil técnico dedicado o presupuesto para consultoría, acabará infrautilizado. Mejor un CRM más sencillo bien explotado que una suite enterprise a medio gas.
¿Para qué sirve un CRM?
Podríamos decir que es como una base de datos inteligente que aglutina toda la información de tus clientes en un solo lugar, pero que además te ayuda a usar esa información de manera estratégica.
Precisamente por eso es tan útil para el área de marketing y de ventas de un negocio. Estas dos áreas deben trabajar juntas, básicamente están condenadas a entenderse, quieran o no, y trabajar con un CRM ayudará a integrar la información por ambas partes.
A. El CRM en Ventas
Claramente, la principal ventaja de utilizar un CRM es que este software permite una gestión de los leads y prospectos. Es decir, organizar y orquestar el flujo de ventas y asignar cada cliente a un responsable, así como ir volcando en el mismo la información relevante como:
- Ha sido contactado por teléfono, mail, WhatsApp…
- Información adicional recabada en formularios o contacto de ventas
- Frenos o dudas que tenga el usuario
- Cuando quiere el lead que se le vuelva a contactar
- Programar tareas para los responsables de ventas: cuando volver a llamar, enviar información de venta, envío de presupuesto, realizar una demo, etc.
B. El CRM en Marketing
La conexión está clara si has oído hablar del Smarketing, entendiéndolo como la alineación del trabajo de los equipos de marketing y ventas dentro de tu empresa. Cuanta más información fluya entre estas dos áreas mejores resultados a nivel de captación y de conversión conseguiremos.
En este caso, contar con un CRM de marketing es esencial para poder facilitar el intercambio de información y poder automatizar tareas de marketing que mejoren la captación y la conversión.
Dentro de agenciaSEO.eu trabajamos con diferentes CRMs que nos permiten saber de forma más clara el impacto de nuestras acciones de marketing. Por poner un ejemplo, tener un CRM es clave para mejorar la captación de leads a través de campañas de pago gracias al lead scoring.
→ Te puede interesar: Claves de la medición de conversiones offline.
Integraciones clave entre CRM y Marketing Digital para exprimir al máximo el potencial
Aquí es donde una agencia especializada aporta valor real. No basta con tener un CRM; hay que conectarlo con el resto del ecosistema digital para cerrar el círculo de medición y optimización.
CRM → Google Ads (Conversiones Offline)
Esta es probablemente la integración con mayor impacto en campañas B2B o con ciclos de venta largos. Permite enviar a Google Ads las conversiones que ocurren fuera de la web (llamadas que cierran, reuniones que convierten) para que el algoritmo de Smart Bidding optimice hacia leads que realmente compran, no solo hacia formularios rellenados.
Resultado típico: reducción del 20-40% en CPL cualificado tras 2-3 meses de aprendizaje del algoritmo.
CRM → Meta Ads (Custom Audiences)
Sincronizar listas de clientes y leads del CRM con Meta permite crear audiencias lookalike basadas en tus mejores clientes, no solo en visitantes web. También permite excluir a clientes actuales de campañas de captación, evitando desperdicio de presupuesto.
CRM → Email Marketing (Nurturing automatizado)
Cuando el CRM está conectado con la herramienta de email, puedes disparar secuencias automáticas basadas en cambios de estado: si un lead pasa a “presupuesto enviado”, arranca una secuencia de seguimiento; si lleva 30 días sin actividad, entra en reactivación.
CRM → GA4 (Atribución completa)
Vincular el CRM con GA4 mediante User-ID permite seguir el journey completo del usuario desde el primer clic hasta la venta, aunque pasen semanas entre una cosa y otra. Esto revela qué canales y campañas generan ventas reales, no solo leads.
Objetivos de Marketing que un CRM te ayuda a conseguir
Como puedes ver, tener un CRM con los datos de tu negocio actualizados en tiempo real puede ayudarte a catapultar tu estrategia de marketing.
- Entender mejor a tus clientes potenciales.
- Captar más leads cualificados.
- Mejorar la conversión de prospectos.
- Automatizar mensajes y acciones repetitivas.
- Personalizar la comunicación.
- Mejorar la fidelización y retención de clientes.
- Aplicar estrategias de cross-selling y up-selling.
- Medir mejor el impacto de tus campañas.
- Optimizar la experiencia del cliente.
- Tomar decisiones basadas en datos.
Comparativa de CRMs: cuál elegir según tu situación
No todos los CRMs son para todos. Esta tabla resume nuestras recomendaciones basadas en los proyectos que hemos implementado:
| CRM | Ideal para | Punto fuerte | Limitación principal |
|---|---|---|---|
| HubSpot | Equipos que necesitan todo-en-uno (CRM + email + automation) | Ecosistema integrado, versión gratuita potente | Precio escala rápido en planes de pago |
| Pipedrive | Equipos de ventas que priorizan el pipeline visual | UX excelente, muy intuitivo para comerciales | Capacidades de marketing automation limitadas |
| Active Campaign | Foco en email marketing y automation avanzada | Automatizaciones muy flexibles, buen precio | CRM menos robusto que alternativas |
| Zoho CRM | Empresas que ya usan ecosistema Zoho | Muy completo, buena relación calidad-precio | Curva de aprendizaje pronunciada |
| Salesforce | Grandes empresas con procesos complejos | Personalización ilimitada, ecosistema gigante | Requiere perfiles técnicos dedicados |
| Microsoft Dynamics | Empresas integradas con Microsoft 365 | Integración nativa con Office, Teams, Power BI | Coste y complejidad elevados |
Señales de que necesitas un CRM (o una mejor implementación)
- Pierdes leads porque nadie les hizo seguimiento a tiempo
- No sabes qué canales generan ventas reales (no solo leads)
- Marketing y ventas trabajan con datos diferentes
- Cada comercial gestiona sus contactos de forma independiente
- No puedes calcular el verdadero ROI de tus campañas de pago
- Haces acciones de marketing “a ciegas” sin segmentar
¿Quieres saber qué CRM encaja con tu negocio?
Un negocio puede funcionar muy bien sin tener CRM de marketing (o sin CRM en absoluto), de hecho tenemos algunos clientes que a pesar de tener un negocio digital, todavía gestionan sus clientes a través de un Excel o en una agenda física.
Sin embargo, digitalizar tu negocio te va a permitir minimizar algunos riesgos (perder contactos y de información, perder trazabilidad, información no siempre al día, trabajo unilateral y no accesible por el equipo).
Pero también obtener ventajas muy interesantes como tener toda la información de tus clientes online y accesible para todo el equipo (el que tú decidas), y la seguridad de que no se va a perder la información. Por no hablar de que aumentarás la eficiencia y productividad de tus equipos, pudiendo automatizar tareas y haciendo que ‘no se te escape nada’.
Si quieres empezar a investigar más sobre qué CRMs para marketing y ventas hay en el mercado, aquí te dejamos una pequeña lista de CRMs o herramientas de marketing automation que incluyen un CRM básico:
- Hubspot
- PipeDrive
- Zoho
- Active Campaign
- Microsoft Dynamics 365
- Salesforce
- Mailchimp
Si todavía te sientes un poco perdido, puedes solicitar una consultoría gratuita a uno de nuestros compañeros y te orientaremos en la elección de tu CRM.
