Google Data Studio: guía para generar dashboards y visualizar datos de tus proyectos web

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¿No conoces Google Data Studio?

Esta poderosísima herramienta te puede ayudar bastante, no solo en análisis de marketing, si no también en el manejo de datos para controlar tu negocio.

En este post encontrarás una guía completa explicando paso a paso cómo utilizar Google Data Studio, para que puedas hacer uso de esta herramienta con total independencia.

Índice

¿Qué es Google Data Studio?

Google Data Studio es una herramienta gratuita de Google que proporciona conectores de datos para mostrarlos visualmente mediante diferentes tipos de gráficas personalizables.

¿Para qué sirve Google Data Studio?

Google Data Studio sirve para visualizar datos de una forma fácil y limpia.

Estos datos son métricas y dimensiones exportadas mediante los conectores desde otras herramientas, como pueden ser hojas de Excel, bases de datos, Google Analytics, Google Search Console, etc.

Gracias a esta representación de los datos, podemos tener más control sobre los datos importantes y ayudarnos a tomar decisiones más complejas, en menos tiempo (si se crea el Dashboard correctamente).

¿Cómo funciona Google Data Studio?

Google Data Studio funciona como un dashboard para el reporte de datos, uniendo la información de métricas y dimensiones de múltiples herramientas en una sola, y permitiendo el cruce de información entre estas.

Es una herramienta funcional para la creación de informes, aunque si tienes una empresa grande, es muy posible que necesites algo mucho más avanzado.

Ventajas e inconvenientes de Google Data Studio

Desde mi punto de vista y la experiencia que tengo con Google Data Studio, existen ventajas y desventajas con esta herramienta.

Ventajas

  • Facilidad de uso y aprendizaje: es una herramienta muy fácil de usar y muy intuitiva, por lo que es fácil aprender a manejarla por tu cuenta. Además, cuenta con una comunidad grande en la red que puede ayudarte.
  • Conectores: existen multitud de conectores, tantos gratuitos como de pago (y cada vez más usuarios son los que preguntan si las herramientas que van a contratar, tienen este tipo de conectores.
  • Configuraciones: las configuraciones de diseño son bastante simples y sencillas (aunque a veces se extraña tener alguna más extra).

Desventajas

  • Lento: cuando usamos grandes fuentes de datos, múltiples conectores o cruces de datos, la herramienta se vuelve bastante lenta, llegando a dar errores a la hora de mostrar los datos.
  • Limitaciones: la parte de diseño es excesivamente básica y dificulta crear algo más avanzado o visualmente más llamativo. Además, algunos conectores que considero que deberían ser básicos no existen, como pueden ser de Facebook o Twitter. Necesitas pagar un intermediario para poder usar esta información.
  • Cruce de datos: los cruces de datos suelen dar bastantes problemas a la hora de representar la información. Es necesario tener bastante conocimientos técnicos para aprender a trabajar esta parte.

Manual de Google Data Studio

Manual de Google Data Studio gratis

A pesar de ser una herramienta muy intuitiva, es necesario entender la jerga técnica que utiliza y para qué sirve cada cosa. Esto es lo que vamos a explicar en este apartado.

Hay que tener en cuenta 3 grandes aspectos sobre los que se basa la herramienta:

  1. Datos: es la información que extraemos de herramientas mediante conectores y los pintamos en el dashboard mediante las gráficas
  2. Conectores: los conectores son los intermediarios entre los datos de las herramientas y las gráficas. Desde aquí podemos crear nuevos campos de datos a partir de los ya creados, mediante funciones y operaciones, además de filtrar y segmentar la información.
  3. Visualización (gráficas): las visualizaciones son las gráficas existentes para mostrar los datos e incluyen pequeñas opciones de diseño, con las que podrás ajustar colores, tamaño de fuentes, etc.

Datos en Google Data Studio

Los datos que luego mostramos en Google Data Studio para crear informes, se extraen de las fuentes de datos mediante los conectores.

Estas fuentes de datos se pueden combinar, segmentar o filtrar para crear nuevas fuentes de datos.

También es posible crear nuevos datos a partir de los ya generados, mediante el uso de funciones y operaciones básicas que incorpora Data Studio.

Fuentes de datos en Google Data Studio

Las fuentes de datos nos permiten tomar la información que luego representaremos en los informes.

Combinar fuentes de datos en Google Data Studio

En caso de querer cruzar la información de varias fuentes de datos, con Google Data Studio podemos hacerlo siempre que tengamos un campo en común con el que cruzar los datos.

Campos personalizados

Los campos personalizados son nuevos campos creados a partir de la información de las fuentes de datos o la combinación de estas. Para ello se utilizan funciones y operadores de control de datos.

Segmentos de las fuentes de datos

Los segmentos son grupos de datos de las fuentes de datos, es decir, una división de los datos donde cogemos únicamente un grupo de datos que nos interesa para nuestro informe.

Filtros de las fuentes de datos

Los filtros nos permiten incluir o excluir cierta información en base a reglas condicionales.

Control de datos

Para obtener un mayor control de la información, existen diferentes funciones y operaciones avanzadas que nos darán más flexibilidad a la hora de mostrar y crear nuevos campos de información.

Estos controles de datos se utilizan para los campos personalizados que vayamos creando y agregando a nuestras fuentes de datos.

Tipos de controles de datos

Si no conoces cuáles son los controles de datos, puedes ver la lista completa en la documentación oficial. Además, es importante conocer el uso de expresiones regulares en Google para sacarles todo el partido.

Según cual sea la funcionalidad del controlador, podemos agruparlas en 2 tipos, literales y operadores.

Literales

Representa un valor constante de un tipo de datos integrado.

Operadores

Manipula cualquier cantidad de entradas de datos devolviendo un resultado.

Conectores de Google Data Studio

Dentro de la herramienta encontraremos una gran multitud de conectores (unos 610 conectores oficiales y de partners) sin contar las conectores no oficiales que podemos encontrar en la comunidad.

Tipos de conectores

Existen 3 tipos de conectores que podemos encontrarnos a la hora de crear informes con Data Studio.

Conectores oficiales de Google para Data Studio

Son los conectores que Google se encarga de crear y mantener. No son muchos, pero son bastante útiles, ya que ofrecen conexión a herramientas muy interesantes, entre ellas la opción de bases de datos.

Conectores oficiales de Google Data Studio

Conectores oficiales de Partners para Data Studio

Son todos aquellos conectores oficiales creados y mantenidos por empresas externas a Google.

Para ello, necesitas reunir una serie de requisitos además de solicitar su publicación.

Conectores de partners de Google Data Studio

Conectores de la comunidad para Data Studio (no oficiales)

Además de estos dos tipos de conectores, también tenemos los conectores creados por la comunidad, pero por cualquier motivo, no han sido publicados como partners de Data Studio.

Puedes encontrar rápidamente un listado de conectores en la plataforma de Github.

Google permite el uso de este tipo de conectores advirtiendo de posibles riesgos que puedan existir.

Independientemente de esto, existen un montón de conectores bastante útiles de los que se habla poco, como el conector no oficial de Asana.

Conectores destacados de Data Studio

Existen multitud de conectores, pero algunos que me gustaría destacar son los 3 siguientes conectores/tipos de conectores:

  • Bases de datos: conectarte directamente a tu base de datos te permite mayor flexibilidad y sacar mejores datos al cruzarlos con tus herramientas de marketing.
  • Extracto de datos: te permite reducir el número de datos que extraemos cuando nos conectamos a una fuente de datos. Es bastante útil para acelerar el funcionamiento de Google Data Studio.
  • Conector a conectores: existen herramientas que son conectores externos y que hacen de intermediarios entre diferentes herramientas y Data Studio, como puede ser el caso de supermetrics o integromat.

Cómo desarrollar tu propio conector para Data Studio

Para empezar a desarrollar y publicar tu conector de Google Data Studio, puedes verlo en su documentación oficial, aunque si solo quieres aprender a crear conectores, puedes ir directamente a su guía/curso donde lo explican bastante bien.

Visualización de datos en Google Data Studio

Hasta ahora hemos hablado de cómo Google trabaja con los datos y se conecta a ellos, pero no cómo los representa.

Gráficos Oficiales de Google Data Studio

Por defecto, Google nos ofrece una serie de tablas y gráficas para representar la información, que son:

  • Tablas
  • Tarjetas de resultados
  • Series temporales
  • Barras
  • Circular
  • Google maps
  • Mapas geográficos
  • Líneas
  • Áreas
  • Dispersión
  • Tabla dinámica
  • Bala
  • Gráficos de rectángulos
  • Indicadores

Visualizaciones comunitarias

Las visualizaciones comunitarias son gráficas creadas por la comunidad y que podemos usar en Google Data Studio para representar los datos de otro modo.

Visualización de datos comunitarios

Cómo crear visualizaciones de gráficos en Google Data Studio

Al igual que la creación de conectores, Google cuenta con documentación oficial para crear y publicar visualizaciones de Data Studio, aunque si solo quieres aprender a crearla directamente, puedes acceder a la otra guía/tutorial de la visualización de datos.

Cómo usar Google Data Studio

Ya hemos visto todos los apartados y explicado para qué sirve cada cosa.

Ahora es el momento de empezar a crear un informe en Data Studio con algunos datos básicos.

Crear un nuevo documento

Para empezar a crear un nuevo documento, tan solo tenemos que acceder con nuestra cuenta de Google a la página de Google Data Studio, desde la cuál encontraremos la opción de crear un informe vacío o en el botón de Crear.

Crear nuevo informe de data studio

También tenemos algunas plantillas desde las cuales podemos partir o replicar.

Conectar a una nueva fuente de datos

Cuando entremos a nuestro nuevo informe, automáticamente nos aparecerá la opción de conectarnos a una fuente de datos.

Para este caso seleccioné Google Analytics, donde hay que seleccionar la cuenta, la propiedad y la vista de la cuál queremos extraer los datos, y después pulsar sobre el botón Añadir.

Agregar fuente de datos

Tras esto veremos un popup que no aporta demasiado, pulsamos sobre el botón Añadir al informe.

Popup añadir al informe

A continuación veremos en el informe una tabla con algunos datos extraídos de Google Analytics.

Tabla por defecto de Google Data Studio

Así logramos tener nuestra primera fuente de datos creada con una gráfica por defecto que podremos mover, cortar, pegar, editar, etc.

Existen otras formas de crear nuestras fuentes de datos.

Crear fuente de datos desde un gráfico

Si ya tenemos el informe creado, podemos seleccionar un gráfico al que queramos cambiar la fuente de datos y en la pestaña de Datos pulsando sobre el nombre de la fuente de datos que tiene conectada, se abrirá un despegable con la opción de Añadir datos al final.

Si pulsamos sobre Añadir datos podemos crear una nueva fuente de datos y cambiarla.

Crear y cambiar fuente de datos de un gráfico

Crear fuente de datos desde el informe

Desde el propio informe de Data Studio tenemos accesos directos para crear nuevas fuentes de datos.

Una es desde el botón de Añadir datos.

Botón añadir datos

La otra opción es desde el menú principal, en Recursos pulsando sobre Gestionar las fuentes de datos añadidas.

Gestionar las fuentes de datos añadidas

Podremos pulsar sobre el botón de Añadir una nueva fuente de datos que se mostrará al final de las fuentes de datos que tengamos agregadas.

Además, desde este panel también podremos editar las fuentes de datos o eliminarlas.

Es importante borrar aquellas fuentes de datos que no utilicemos, ya que mejorará la carga de nuestro informe.

Datos

Veamos cómo trabajar de forma individual con los datos en nuestra tabla recién creada.

Para ello seleccionamos nuestra tabla y empezaremos a trabajar con la pestaña de datos que veremos en el menú de la derecha de la pantalla.

Datos de Google Data Studio

Agregar o quitar campos

Para agregar o quitar campos al informe tan solo tenemos que ir al apartado de dimensiones o métricas y pulsar sobre añadir dimensión o añadir métrica y seleccionar la opción que necesitemos.

También disponemos de un buscador para facilitarnos la creación de nuestro informe.

Agregar dimensión

Aunque podemos también arrastrar desde la columna de más a la derecha directamente con el ratón.

Arrastrar dimensión

Para cambiar un campo por otro, podemos pulsar sobre él y reemplazarlo por otro nuevo, o arrastrar el campo nuevo encima del que queremos cambiar.

Si queremos eliminar uno dato de la gráfica, solo tenemos que pulsar sobre la X que aparece en la parte derecha del campo.

Eliminar dato del dashboard

Crear campos personalizados

Vamos a ver ahora algo más interesante.

Ya sabemos mostrar los datos que nos pasa el conector, pero ¿y si necesito crear un campo nuevo?

¿Y si necesito crear una nueva dimensión o métrica que se calcule a partir de los datos que ya tengo?

Algunos casos pueden ser por poner un ejemplo, la categorización de páginas, keywords, calcular el ROI o el ROAS de la inversión en ciertos canales como el SEO o el email (estos son algunos ejemplos rápidos que se me ocurren ahora).

Para crear un nuevo campo lo podemos hacer a nivel de fuente de datos o a nivel de gráfica.

Si creamos este campo a nivel fuente de datos, podemos usarlo en otras gráficas, pero si lo hacemos a nivel de gráfica, no podremos usarlo en otras gráficas.

Para hacerlo a nivel de fuente de datos, debemos editar la fuente de datos desde Recursos -> Gestionar las fuentes de datos añadidas editar la fuente que queramos o desde la propia gráfica pulsando en el lápiz de la fuente de datos.

Editar fuente de datos

En ambos casos llegaremos a una pantalla con todos los campos en modo lista, debemos pulsar sobre Añadir un campo.

Añadir campo personalizado

La siguiente pantalla que veremos será la de creación de campos, desde el cuál deberemos insertar el nombre y la fórmula que vamos a ejecutar.

Si todo está correcto, veremos un check en verde en la parte inferior y nos permitirá guardar el campo.

Crear campos personalizados

Para acceder a esta última pantalla y crear el campo únicamente para una sola gráfica, solo debemos seleccionar en añadir dimensión o añadir métrica y pulsar sobre Crear campo.

Agregar filtro de datos

Si queremos crear un nuevo filtro de datos, podemos hacerlo desde Recursos -> Administrar filtros o directamente desde nuestra gráfica, haciendo scroll en la columna de Datos, encontraremos la opción de Añadir un filtro.

Añadir filtro de datos

Lo primero que haremos será ponerle un nombre al filtro para identificarlo, y a continuación configuraremos las reglas clásicas de inclusión o exclusión de datos, en función de los campos.

Dentro del filtro además podemos aplicar múltiples reglas incluyentes o condicionales, ejemplo:

  • Quiero mostrar todas las urls que tengan la palabra blog Y todas las urls que tengan la palabra tienda. En este caso solo se mostrarán las urls que contengas ambas palabras.
  • Quiero mostrar todas las urls que tengan la palabra blog O todas las urls que tengan la palabra tienda. En este caso mostrará todas las urls que contengan una de las dos palabras.

configuración de filtro

Agregar Segmento de datos

Para agregar un segmento de datos es similar al filtro, podemos hacerlo desde Recurso -> Administras Segmentos, o haciendo scroll en la columna de Datos de nuestro gráfico en Agregar segmento.

Agregar segmento

Fechas de datos

Para configurar qué datos tomamos en función de las fechas, debemos irnos a la sección de Período predeterminado.

Fechas Data Studio

Si seleccionamos el período automático, mostraremos los datos automáticamente de los últimos 28 días o desde el selector de fechas si hemos incrustado uno en el dashboard.

Si seleccionamos la opción de Personalizado, las fechas serán estáticas, aunque tenemos la opción de que sean dinámicas en función a unas reglas, por ejemplo, seleccionando que muestre las del mes pasado, el año actual, los últimos 7 días, o incluso un período determinado en base a sumas y restas de días, meses o años.

Por último, podremos seleccionar un período comparativo en el desplegable del final.

Ordenación de resultados

Normalmente en todas las gráficas tendremos una opción de ordenación de los resultados, uno primario y otro secundario.

Desde aquí podemos ordenar tanto por métricas como por dimensiones.

Ordenación de resultados en Data Studio

Otras opciones

En función de la gráfica que usemos, veremos otras opciones que podremos hacer uso en nuestro dashboard, como agregar una fila con un resumen de los datos, agregar métricas opcionales, agregar controles deslizantes de métricas, etc.

Personalizar el estilo de la página

Desde el botón de Tema y diseño, podemos modificar el aspecto de la página.

Podemos seleccionar entre diseños ya predeterminados desde la pestaña de Tema, o podemos personalizar la configuración desde Diseño.

Personalizar diseño del dashboard

Gráficos

Ya hemos visto cómo personalizar el diseño del dashboard y cómo trabajar con los datos.

Ahora toca profundizar en los gráficos.

Cambiar gráfico

Para cambiar el gráfico que ya tenemos insertado, debemos pulsar sobre éste y desplegar la primera fila de la sección de la derecha.

Cambiar gráfico Data Studio

Esto nos mostrará los gráficos por defecto de Google Data Studio y podremos cambiar por uno de ellos.

Gráficos por defecto de Google Data Studio

Las visualizaciones de datos no se pueden modificar por otras gráficas, deben crearse.

Insertar nuevo gráfico

Para insertar un nuevo gráfico en Data Studio, debemos pulsar sobre Añadir un gráfico o sobre el botón situado al lado para elegir una visualización de datos de la comunidad.

Añadir un nuevo gráfico en Data Studio

Estilos de los gráficos

Cuando insertemos cualquier tipo de gráfico, tendremos la posibilidad de editar algunas opciones del diseño de estos gráficos.

Las opciones de diseño no son excesivamente avanzadas, pero nos ofrecerán funciones básicas con las que deberemos jugar, como tamaño de fuentes, tipo de fuentes, colores, bordes, sombreados, cómo mostrar los datos comparativos, si mostrar todos los datos comparativos etc.

Para poder personalizar estos estilos, tan solo tenemos que seleccionar el gráfico que queremos modificar y en el panel de la derecha, seleccionar sobre la opción de Estilo.

Cambiar el estilo de una gráfica de Data Studio

Controles de datos

Para incluir un controlador de datos que nos permita hacerlo a nivel de informe (de tal forma que sea más fácil trabajar con el dashboard), debemos pulsar sobre Añadir un control.

Añadir control de datos

Tendremos diferentes opciones de control de datos, como desplegables, buscadores, listas, controles deslizantes e incluso un controlador de fuentes de datos que nos permitirá alternar entre diferentes fuentes de datos de un mismo tipo.

Es decir, si metemos un control de datos de Analytics, podemos alternar todos los informes entre las cuentas de Analytics a las que tengamos acceso y trabajar con un único informe.

Combinar fuentes

Llegamos a la joya de la corona y la parte más difícil, la combinación de fuentes.

Esta funcionalidad nos permite cruzar la información entre diferentes fuentes de datos y mostrar los campos que nos interese en una única gráfica, con la condición de que exista un campo en común en ambas fuentes de datos para poder hacer una coincidencia entre los datos y poder cruzarlos.

Esto lo hacemos desde Recursos -> Gestionar combinaciones, o desde cualquier gráfico, pulsando en Datos -> Combinar datos.

Combinar datos

Es un tema bastante delicado y complejo, por lo que es bueno pegarle un ojo a lo que dice Google de esta funcionalidad.

Elementos a nivel de informe

Si queremos situar un elemento a nivel de informe de tal forma que aparezca automáticamente en todas las hojas, solo debemos pulsar sobre ese elemento con el clic derecho del ratón y pulsar sobre la opción de Pasar al nivel del informe.

Pasar al nivel del informe

Esta opción es bastante útil para los controladores de datos, evitando tener que modificar el controlador cada vez que cambiamos de página.

Agregar una nueva página

Pulsando sobre Add page agregaremos una nueva página a nuestro informe.

Agregar nueva página

Plantillas de Google Data Studio

A día de hoy existen miles de plantillas disponibles en la red.

En su mayoría son gratis, aunque existen plantillas personalizadas bastante buenas que únicamente se pueden conseguir pagando.

Desde la galería de Data Studio encontraremos numerosas plantillas que podemos aprovechar.

Os dejo con estás dos páginas que también os ayudarán a encontrar informes y templates más avanzados:

Si tras esto sigues sin encontrar una plantilla que se adapte a tus necesidades, haciendo una búsqueda en Google encontrarás numerosos templates de Data Studio accesibles que podremos replicar con sus respectivos posts, explicando su funcionamiento si son excesivamente complejos.

Si no encuentras nada en Google o necesitas inspiración, puedes usar el viejo truco de los footprints (site:https://datastudio.google.com/ inurl:/reporting/).

¿Existen alternativas a Google Data Studio?

Si, existen otras alternativas.

Data Studio se volvió bastante famosa porque es una herramienta muy buena y gratuita.

PowerBI es su competidor directo, y es una muy buena alternativa a tener en cuenta.

Existen otras opciones de pago, pero se quedan bastante cortas a no ser que te vayas a una herramienta más cara, como puede ser Tableau, que es una de las más conocidas y antiguas para el tema de reporting (además de ser una buena herramienta).

Por la experiencia que he tenido, otras herramientas ofrecen muchas menos funcionalidades aunque ganan en diseño a la hora de presentar la información. Es por ello que si tengo que elegir, prefiero funcionalidad a diseño.

También existe la posibilidad de crear tu dashboard de datos en WordPress, tienes bastantes plugins para ello.

Personalmente no he probado ninguno, pero de lo que he visto, el que más me ha llamado la atención es el de Graphina, que funciona con Elementor, pero proporciona gráficos bastante visuales (habría que ver luego las funcionalidades que tiene y cuánto podemos estirarlo).

Lo que sí es cierto es que si necesitas algo que trabaje con grandes volúmenes de datos y en tiempo real, ya es recomendable tirar de una herramienta más a medida, es decir, desarrollar/programar desde cero un dashboard con sus propios conectores y gráficos.

Preguntas frecuentes sobre Google Data Studio

¿Qué es y para qué sirve Data Studio?

Es una herramienta gratuita de Google que permite representar de forma gráfica y visual los datos de otras herramientas, facilitando el análisis y compresión de los datos.

¿Qué es un conector Data Studio?

Es la aplicación que permite la conexión a una fuente de datos, para extraerlos y mostrarlos en el informe de Data Studio.

¿Cómo funciona Data Studio?

Google Data Studio es una herramienta para la creación de informes y dashboards con los que controlar negocios de forma visual. Es gratuito, aunque algunos conectores de partners son de pago.

¿Qué es una fuente de datos?

Las fuentes de datos sirven como sistema de almacenamiento de la información sacada a través del conector. Una vez el conector extrae los datos de una herramienta externa, se almacenan como fuente de datos y se actualizan cada cierto tiempo.

¿Cómo hacer un Data Studio?

Para crear un informe tan solo tenemos que acceder a la página principal de Data Studio, y pulsar sobre Crear o sobre Informe vacío. Luego conectamos a una fuente de datos y podremos empezar a crear y modificar gráficos.

¿Cómo insertar Data Studio en Google Sites?

Para insertar el informe, tenemos que acceder al modo edición de este y pulsar sobre la flecha que aparece al lado del botón compartir. Nos aparecerá un desplegable con varias opciones. Una de ellas es la opción de Insertar informe, que nos dará el código que necesitamos para incrustarlo.

¿Cómo descargar Data Studio?

Para descargarlo, debemos pulsar sobre la flecha que hay al lado de Compartir. En el desplegable veremos varias opciones, entre ellas la opción de Descargar informe.

¿Cómo programar el envío de Data Studio?

Pulsa sobre la flecha que hay al lado de Compartir. En el desplegable veremos varias opciones, entre ellas la opción de Programar envío por correo electrónico.

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Escrito por:

Eric Jorge Seguí Parejo

Eric Jorge Seguí Parejo

Amante del marketing digital. Me dedico profesionalmente al SEO, SEM y a la analítica digital. En mis ratos libres me gusta practicar enseñar, programar y escribir.
Eric Jorge Seguí Parejo

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